🤖 mk360 – Automation & Workflow Optimierung¶
📊 Übersicht: Automation überall!¶
Ziel: Manuelle Prozesse eliminieren, Zeit sparen, Fehler reduzieren
🔄 KERN-WORKFLOWS (n8n)¶
1. Client-Onboarding (VOLLAUTOMATISCH)¶
Trigger¶
Workflow: "Client-Onboarding-Complete"¶
NODES:
1. Webhook (Trigger)
├─ Input: {name, email, firma, projekttyp}
└─ Output: Validierter Datensatz
2. Datenvalidierung (Function Node)
├─ Email gültig?
├─ Pflichtfelder vollständig?
├─ Firma nicht leer?
└─ ELSE: Stop + Error Email
3. Vorbereitung Vertrag
├─ Lade Vertrag-Template aus Paperless
├─ Ersetze Platzhalter: {{name}}, {{firma}}, {{datum}}
└─ Output: HTML mit Daten
4. PDF Generierung (Gotenberg)
├─ HTML → PDF/A-3 (wichtig für Archive!)
└─ Output: PDF Bytes
5. zu Paperless hochladen
├─ Tag: #neukunde, #vertrag, #{{firma}}
├─ Correspondent: {{name}}
└─ Output: Document ID
6. OpenSign Signatur-Request
├─ PDF hochladen
├─ Signatur-Request an {{email}}
├─ Webhook-URL setzen (für Completion)
└─ Output: Signatur-Request ID
7. Warten auf Signatur
├─ Timeout: 14 Tage
├── Falls nach 7 Tagen nicht signiert:
│ └─ Reminder Email versenden
└─ Output: Signiertes PDF (wenn erfolg)
8. POST-SIGNATURE (nur wenn Signatur erfolg):
8a. AVV-Generierung (n8n Function)
├─ Template laden: AVV-Vorlage v2.0
├─ Platzhalter: Name, Firma, Leistungsbeschreibung
├─ Datenfluss: Welche Daten? Wie lange? Wo?
├─ Sicherheitsmaßnahmen: SSL, Backups, Zugriff
└─ Output: HTML-AVV
8b. AVV zu PDF (Gotenberg)
└─ HTML → PDF/A-3
8c. AVV zu OpenSign (zur Signatur)
├─ Tag: #avv, #dsgvo
└─ Signatur-Request
8d. Monica CRM: Kontakt anlegen
├─ Name, Email, Firma
├─ Tag: #neukunde, #{{projekttyp}}
├─ Projekt anlegen: Status "Active"
└─ Reminder: "Follow-up in 3 Monaten"
8e. Paperless: Customer Token generieren
├─ REST API: Generate Auth Token
├─ Speichere: Monica CRM (Projekt-Notiz)
└─ Output: {{customer_token}}
8f. Email an Kunde (Welcome)
├─ Template: "Willkommen bei mk360!"
├─ Anhänge: Signierter Vertrag, AVV
├─ Portal-Link: https://portal.mk360.de?token={{customer_token}}
└─ CC: Marco@mk360.de
8g. Email an Marco (Admin)
├─ Subject: "Neuer Kunde: {{firma}}"
├─ Infos: Vertrag signiert, nächste Schritte
└─ Action: "Projekt in Monica bestätigen"
9. DSGVO-Dokumentation
├─ Verarbeitungsverzeichnis Update
├─ Datenfluss dokumentieren
└─ Speichere in dsgvo_system DB
10. Error Handling
├─ If any node fails:
│ ├─ Log error detailliert
│ ├─ Email an Marco mit Error Details
│ └─ Paperless: Dokumentiere Fehler
└─ If Signatur nach 14 Tagen nicht erfolgt:
├─ Final Reminder
├─ CRM: Status = "Pending Signature"
└─ Monica-Reminder für Marco
Zeitaufwand: - Manuell: 2–3 Stunden pro Kunde - Automatisiert: 15 Minuten (nur Warten auf Signatur) - Ersparnis: >90%
Fehlerquoten: - Manuell: ~5-10% (Name vergessen, Adresse falsch, etc.) - Automatisiert: <0.5% (nur Validierungsfehler)
2. Rechnungs-Generierung (VOLLAUTOMATISCH)¶
Trigger¶
Option A: Manuell (Admin-Panel)
└─ Button: "Generate Invoice"
Option B: Automatisch nach Projekt-Abschluss
└─ Monica CRM: Status = "Completed"
└─ Webhook an n8n
Workflow: "Generate-Invoice-With-ZugFERD"¶
NODES:
1. Trigger (Manual oder Monica Webhook)
├─ Input: {{project_id}} oder {{customer_id}}
└─ Output: Projekt-Details
2. Daten laden aus Monica CRM
├─ Customer Name, Adresse, Tax ID
├─ Projekt: Titel, Beschreibung, Dauer
├─ Festpreis oder Stunden + Rate
└─ Output: Komplette Invoice-Daten
3. Rechnung berechnen (Function Node)
├─ Berechne:
│ ├─ Nettobetrag
│ ├─ MwSt 19% (oder 7% wenn Bücher/Medien)
│ ├─ Rabatt (falls vorhanden, aus Projekt-Notizen)
│ └─ Bruttobetrag
├─ Rechnungsnummer: 2025-{{counter}}
├─ Rechnungsdatum: Heute
├─ Fälligkeitsdatum: Heute + 14 Tage
└─ Output: Invoice Object
4. HTML-Template befüllen (Function Node)
├─ Template laden: "Invoice-Template-v2.0"
├─ Mustache/Handlebars:
│ ├─ {{customer.name}}
│ ├─ {{customer.address}}
│ ├─ {{invoice.number}}
│ ├─ {{invoice.date}}
│ ├─ {{line_items}}
│ ├─ {{totals.net}}
│ ├─ {{totals.tax}}
│ └─ {{totals.gross}}
├─ Füge Unternehmensdaten ein:
│ ├─ Logo
│ ├─ Bankverbindung
│ ├─ Steuernummer
│ ├─ Ustd-Nummer
│ └─ Kontaktdaten
└─ Output: Gefülltes HTML
5. PDF generieren (Gotenberg)
├─ HTML → PDF/A-3
├─ Format: A4 Portrait
├─ Margin: 10mm
└─ Output: PDF Bytes
6. ZugFERD integrieren (Python Function)
```python
import facturx
# Lade PDF von Gotenberg
pdf_data = {{5.output}}
# Vorbereite XML-Daten (EN 16931)
facturx_data = {
"invoice_number": "{{3.invoice.number}}",
"invoice_date": "{{3.invoice.date}}",
"due_date": "{{3.invoice.due_date}}",
"seller": {
"name": "mk360 - Marco Weber",
"street": "{{config.seller.street}}",
"postcode": "{{config.seller.postcode}}",
"city": "{{config.seller.city}}",
"country": "DE",
"tax_id": "{{config.seller.tax_id}}"
},
"buyer": {
"name": "{{2.customer.name}}",
"street": "{{2.customer.address.street}}",
"postcode": "{{2.customer.address.postcode}}",
"city": "{{2.customer.address.city}}",
"country": "DE",
"tax_id": "{{2.customer.tax_id}}"
},
"lines": [
{
"description": "{{project.title}}",
"quantity": 1,
"unit_price": "{{3.net_amount}}",
"tax_percent": 19.0
}
],
"totals": {
"net": "{{3.net_amount}}",
"tax": "{{3.tax_amount}}",
"gross": "{{3.gross_amount}}"
},
"payment_terms": "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen",
"bank": {
"name": "{{config.bank.name}}",
"iban": "{{config.bank.iban}}",
"bic": "{{config.bank.bic}}"
}
}
# Generiere ZugFERD (PDF + XML)
zugferd_pdf = facturx.generate_from_file(
pdf_data,
facturx_data,
profiles=["EN16931"] # WICHTIG: Korrekt Profil
)
return zugferd_pdf
```
└─ Output: ZugFERD PDF mit eingebettetem XML
7. zu Paperless hochladen
├─ Tag: #rechnung, #ausgang, #{{customer.firma}}
├─ Document Type: "Invoice (Outgoing)"
├─ Correspondent: {{customer.name}}
└─ Output: Document ID
8. Signaturpad generieren (optional)
├─ PDF mit QR-Code zu Rechnung
├─ QR-Code: Link zur Rechnungs-Bestätigung
└─ Output: PNG QR-Code
9. Email an Kunde
├─ Subject: "Rechnung {{number}} - mk360"
├─ Body: Template mit:
│ ├─ Persönlicher Gruß
│ ├─ Rechnungsdetails zusammengefasst
│ ├─ Zahlungshinweis
│ ├─ Bankdaten
│ └─ Kontakt bei Fragen
├─ Attachment: ZugFERD-PDF
├─ Attachment: CSV (für Buchhaltung)
└─ Output: Email Delivery Confirmation
10. Email an Marco (Admin)
├─ Subject: "Rechnung {{number}} erstellt"
├─ Body:
│ ├─ Kundenname
│ ├─ Bruttobetrag
│ ├─ Zahlbarkeitsdatum
│ └─ Link zu Paperless
└─ Output: Email Delivery Confirmation
11. Monica CRM Update
├─ Projekt: Status = "Invoiced"
├─ Projekt: Invoice ID = {{7.document_id}}
├─ Projekt: Invoice Date = {{3.invoice.date}}
├─ Reminder: "Check payment in 14 days"
└─ Output: Updated Project
12. Buchhaltungs-Daten speichern
├─ Tabelle: accounting_invoices
├─ Spalten:
│ ├─ invoice_number
│ ├─ customer_id
│ ├─ net_amount
│ ├─ tax_amount
│ ├─ gross_amount
│ ├─ status (pending/paid/overdue)
│ ├─ issued_date
│ ├─ due_date
│ └─ paperless_document_id
└─ Output: DB Record
13. DSGVO-Log
├─ Verzeichnis: dsgvo_system.processing_log
├─ Eintrag: "Invoice generated for {{customer.name}}"
└─ Output: DB Record
14. Error Handling
├─ If any node fails:
│ ├─ Log Error detailliert
│ ├─ Email an Marco mit Fehlerbericht
│ ├─ Invoice Status = "Error"
│ └─ Monica: Reminder für Manual Review
└─ If ZugFERD-Validierung fehlschlägt:
├─ Generiere PDF-Fallback (ohne ZugFERD)
├─ Email an Marco: "ZugFERD failed, PDF sent"
└─ Output: Invoice trotzdem erstellt
Zeitaufwand: - Manuell: 30–45 Min (Word, PDF, Email, Buchhaltung) - Automatisiert: <2 Minuten (nur Workflow-Execution) - Ersparnis: 95%
Compliance: - ✅ ZugFERD EN 16931 konform - ✅ Audit-Trail in Monica - ✅ Backup in Paperless - ✅ DSGVO-Dokumentation - ✅ Zahlungs-Tracking automatisiert
3. Zahlungs-Monitoring (HALBAUTOMATISCH)¶
Trigger¶
Workflow: "Monitor-Invoice-Payments"¶
NODES:
1. Timer: Täglich 08:00 Uhr
└─ Trigger
2. Lade alle ausstehenden Rechnungen
├─ Query: SELECT * FROM accounting_invoices WHERE status = 'pending'
├─ Filter: due_date <= TODAY
└─ Output: Array von überfälligen Rechnungen
3. Für jede überfällige Rechnung:
3a. Berechne Tage überfällig
├─ overdue_days = TODAY - due_date
└─ Output: Tage
3b. Bestimme Reminder-Stufe
├─ 1–3 Tage: "Freundliche Erinnerung"
├─ 4–7 Tage: "2. Erinnerung"
├─ 8–14 Tage: "Mahnung 1"
├─ 15–30 Tage: "Mahnung 2"
└─ >30 Tage: "Inkasso/Alert Marco"
3c. Email an Kunde (nur wenn Status-Change)
├─ Subject: "Zahlungserinnerung: Rechnung {{number}}"
├─ Body: Template je nach Reminder-Stufe
├─ Attachment: Rechnung nochmal
└─ Output: Email Delivery
3d. Monica CRM Update
├─ Projekt: last_reminder = TODAY
├─ Projekt: reminder_count += 1
└─ Output: Updated Project
3e. Update DB
├─ SET last_reminder = TODAY
├─ SET reminder_count = reminder_count + 1
└─ Output: DB Update
4. Zusammenfassung an Marco
├─ Email am Ende der Ausführung
├─ Übersicht:
│ ├─ Anzahl ausstehende Rechnungen
│ ├─ Gesamtbetrag ausstehend
│ ├─ Rechnungen gesendet heute
│ └─ Rechnungen überfällig >30 Tage
└─ Output: Admin Email
5. Error Handling
├─ If Email-Versand fehlschlägt:
│ ├─ Log Error
│ └─ Email an Marco: "Reminder email failed"
└─ Output: Fehlerbericht
Zeitaufwand: - Manuell: 30 Minuten pro Tag (durchschauen, Emails schreiben) - Automatisiert: 0 Minuten (läuft im Hintergrund) - Ersparnis: 100% (nur Montag-Freitag ~150 Min/Monat)
4. DSGVO-Anfragen Auto-Handling¶
Trigger¶
Workflow: "Handle-DSGVO-Request"¶
NODES:
1. Webhook (Email oder Form)
├─ Input: {type, email, message, customer_id}
└─ Types: auskunft, berichtigung, löschung, dataporabilität
2. Authentifizierung
├─ Ist {{email}} in unserer Kundendatenbank?
├─ IF NOT: Email mit "Wir kennen Sie nicht"
└─ IF YES: Speichere {{customer_id}}
3. Ticket in PostgreSQL anlegen
├─ Tabelle: dsgvo_requests
├─ Felder:
│ ├─ request_id (UUID)
│ ├─ customer_id
│ ├─ request_type
│ ├─ created_at
│ ├─ status = "pending"
│ └─ message
└─ Output: Ticket ID
4. Je nach Request-Type:
4a. TYPE: "Auskunft"
├─ Lade alle Kundendata:
│ ├─ Monica CRM
│ ├─ Paperless Dokumente
│ ├─ Vaultwarden (nur Passwort-Count!)
│ └─ Accounting Rechnungen
├─ Exportiere als JSON
├─ Hochladen zu Paperless
├─ Link generieren (48h gültig)
└─ Email mit Download-Link
4b. TYPE: "Berichtigung"
├─ Erstelle Ticket für Marco
├─ Email: "Bitte Daten berichtigen"
├─ Link: Kundendetails in Monica
└─ Status: "requires_manual_review"
4c. TYPE: "Löschung"
├─ Check: Sind offene Rechnungen?
│ ├─ IF YES: "Kann nicht gelöscht werden (laufend Geschäft)"
│ └─ IF NO: "Folgen Sie dem Link zur Bestätigung"
├─ Generiere Bestätigungs-Link (24h gültig)
├─ Email mit Bestätigungs-Link
└─ Status: "requires_confirmation"
4d. TYPE: "Datenportabilität"
├─ Exportiere alle Daten:
│ ├─ JSON (Paperless)
│ ├─ CSV (Rechnungen)
│ ├─ PDF (Verträge)
│ └─ ZIP-Datei
├─ Hochladen zu Paperless (24h verfügbar)
├─ Download-Link mit 48h Gültigkeit
└─ Email mit Link
5. Auto-Response Email an Kunde
├─ Subject: "Ihre Datenschutz-Anfrage erhalten"
├─ Body:
│ ├─ Bestätigung der Anfrage
│ ├─ Ticket-ID
│ ├─ Bearbeitungszeit: "3-5 Tage"
│ └─ Kontaktmöglichkeit
└─ Output: Email Delivery
6. Alert für Marco (Admin)
├─ Email sofort
├─ Inhalt:
│ ├─ Anfrage-Typ
│ ├─ Kunde
│ ├─ Ticket-Link
│ └─ Aktion nötig?
└─ Output: Admin Email
7. DSGVO-Dokumentation
├─ Speichere Anfrage in dsgvo_system DB
├─ Timestamp: Wann gestellt
├─ Bearbeitungszeit: Wie lange
├─ Compliance für Audits
└─ Output: DB Record
8. Error Handling
├─ If Customer nicht gefunden:
│ └─ Email: "Können Sie nicht verifizieren"
└─ If Löschung zu komplex:
└─ Eskalation an Marco
Vorteile: - ✅ Automatische Ticketierung - ✅ Compliance-Dokumentation - ✅ 3-5 Tage Bearbeitungszeit automatisch garantiert - ✅ Keine manuellen Fehler - ✅ Audit-Trail für Prüfungen
5. Dokumenten-Backup & Archivierung (VOLLAUTOMATISCH)¶
Trigger¶
Workflow: "Backup-Documents-To-NAS"¶
NODES:
1. Timer: Täglich 03:00 Uhr
└─ Trigger
2. Lade alle neuen Dokumente (seit letztem Backup)
├─ Query Paperless API:
│ └─ GET /api/documents/?created__gte={{yesterday}}
├─ Filter: nur geänderte/neue Dokumente
└─ Output: Document Array
3. Für jedes Dokument:
3a. Download von Paperless
├─ GET /api/documents/{{doc_id}}/download
└─ Output: PDF Bytes
3b. Verschlüsselung (optional aber empfohlen)
├─ GPG Encryption mit Public-Key
└─ Output: Encrypted PDF
3c. Upload zu NAS via SMB
├─ Pfad: /mnt/nas/business/paperless-archive/{{year}}/{{month}}/
├─ Dateiname: {{doc_id}}_{{created_date}}_{{title}}.pdf
└─ Output: Upload Status
3d. Verifizierung (Checksum)
├─ Berechne MD5 Checksum
├─ Vergleiche mit Original
├─ IF nicht identisch: Alert Marco
└─ Output: Verification Status
3e. Indexierung
├─ Aktualisiere Backup-Database:
│ ├─ doc_id
│ ├─ backup_date
│ ├─ backup_path
│ ├─ checksum
│ └─ status = "backed_up"
└─ Output: DB Record
4. PostgreSQL Backup
├─ Führe aus: pg_dumpall -U postgres
├─ Komprimierung: gzip
├─ Ziel: /mnt/nas/backups/daily/postgres_{{date}}.sql.gz
├─ Aufbewahrung: 7 Tage (Cron-job löscht ältere)
└─ Output: Backup Status
5. Redis Backup
├─ Führe aus: redis-cli BGSAVE
├─ Pfad: /mnt/nas/backups/daily/redis_{{date}}.rdb
└─ Output: Backup Status
6. Zusammenfassung an Marco
├─ Email: "Daily Backup Report"
├─ Inhalt:
│ ├─ Anzahl Dokumente gesichert
│ ├─ Größe Backup
│ ├─ Dauer
│ ├─ Fehler (falls welche)
│ └─ Nächster Backup: Morgen 03:00
└─ Output: Admin Email
7. Error Handling
├─ If any backup fails:
│ ├─ Retry 3x mit 5 Min Abstand
│ ├─ Alert Marco sofort
│ └─ Email mit Error Details
└─ Output: Failure Report
Sicherheit: - ✅ Tägliche vollständige Backups - ✅ Checksummen-Verifizierung - ✅ Verschlüsselung optional - ✅ Audit-Trail - ✅ RPO: <24h
6. Email-Backup Auto-Monitoring (n8n + mbsync)¶
Trigger¶
Workflow: "Monitor-Email-Backup"¶
NODES:
1. Timer: Täglich 02:00 Uhr
└─ Trigger
2. SSH zu Synology
├─ Führe mbsync aus
├─ Command: mbsync -a (alle Accounts)
└─ Output: Sync Status
3. Verifiziere Maildir
├─ Check: /volume1/private/email/ existiert
├─ Größe: Heute größer als gestern?
├─ Dateien: Neue Emails da?
└─ Output: Verification Status
4. Speichere Backup-Metadaten
├─ Tabelle: backup_status
├─ Spalten:
│ ├─ backup_date
│ ├─ email_count
│ ├─ total_size_mb
│ ├─ status (success/error)
│ └─ last_sync_time
└─ Output: DB Record
5. Alert bei Fehlern
├─ If mbsync fails:
│ ├─ Retry 3x
│ ├─ Email an Marco: "Email Backup Failed"
│ └─ Action Required
└─ Output: Error Email
6. Status-Report an Marco
├─ Email weekly (Sonntag 09:00)
├─ Inhalt:
│ ├─ Emails gesichert diese Woche
│ ├─ Gesamtgröße Backup
│ ├─ Dovecot Zugriff funktioniert?
│ └─ Fehler?
└─ Output: Weekly Report
7. SSL-Zertifikat Monitoring (Uptime Kuma)¶
Konfiguration¶
Uptime Kuma Settings:
1. SSL Certificate Checks
├─ Hostname: *.mk360.de
├─ Warnung bei: <30 Tage
├─ Check Interval: Täglich
└─ Benachrichtigungen: Email + Telegram
2. Expiry Alert
├─ Email Template: "SSL Cert expires in {{days}} days"
├─ Eskalation:
│ ├─ <30 Tage: Email
│ ├─ <14 Tage: Email + Telegram + SMS
│ └─ <7 Tage: Täglich Reminder
└─ Output: Multi-Channel Alerts
3. Auto-Renewal (Caddy macht das!)
├─ Caddy erneuert automatisch
├─ Uptime Kuma verifiziert Erneuerung
└─ Marco erhält Bestätigungsmail
🛠️ ZUSÄTZ-AUTOMATISIERUNGEN¶
8. Audit-Log Maintenance¶
Cron: Wöchentlich Montag 03:00¶
NODES:
1. Archive alte Logs
├─ Query: Logs älter als 90 Tage
├─ Export: ZIP-Datei
├─ Upload zu: /mnt/nas/backups/logs/
└─ Lösche aus Active DB
2. Komprimiere Archive
├─ tar -czf audit_logs_{{month}}.tar.gz
└─ Speichere auf NAS
3. Report an Marco
├─ Anzahl archivierte Einträge
├─ Größe Archive
└─ Storage gespart
9. Datenbank-Maintenance¶
Cron: Wöchentlich Sonntag 02:00¶
NODES:
1. PostgreSQL VACUUM + ANALYZE
├─ VACUUM FULL; (Defragmentierung)
├─ ANALYZE; (Statistiken aktualisieren)
└─ Index Rebuild
2. Backup-Kompression
├─ Alte Backups (>30 Tage)
├─ Neu komprimieren
├─ Speicher sparen: 40-50%
└─ Output: Storage Report
3. Email Report
├─ Database Size
├─ Backup Size
├─ Trend
└─ Warnung bei schnellem Wachstum
10. Team-Report (Weekly)¶
Cron: Freitag 17:00¶
NODES:
1. Sammle Woche-Daten
├─ Neue Kunden (Monica)
├─ Rechnungen erstellt
├─ Rechnungen bezahlt
├─ Uptime Prozentuale
├─ Fehlerrate
└─ Service-Performance
2. Erstelle Report
├─ HTML-Template
├─ Tabellen + Charts
├─ Wochentrends
└─ KPIs
3. Email an Team
├─ To: Marco@mk360.de
├─ Subject: "Weekly Business Report - KW {{week}}"
├─ Body: Formatted HTML mit Metriken
└─ Attachment: PDF für Archiv
📊 AUTOMATION DASHBOARD (Monitoring)¶
Status-Übersicht in n8n¶
Dashboard Node zeigt in Real-Time:
1. Workflows
├─ Laufende Workflows: X
├─ Fehlerquote: X%
├─ Durchschnitt Execution-Zeit: Xs
└─ Letzter Fehler: {{error_detail}}
2. Datenfluss
├─ Rechnungen diese Woche: X
├─ Kunden onboardet: X
├─ Dokumente gesichert: X GB
└─ Email-Backup: X GB
3. Uptime
├─ Paperless: 99.X%
├─ PostgreSQL: 99.X%
├─ Gotenberg: 99.X%
└─ All Services: 99.X%
4. Fehler
├─ Aktuelle Fehler: X
├─ Diese Woche: X
├─ Kritisch: X (rot)
└─ Warnung: X (gelb)
🚨 ALERT & ERROR HANDLING¶
Automatische Eskalation¶
SEVERITY LEVELS:
Level 1: INFO (normal)
└─ Nur Log, kein Alert
Level 2: WARNING (wichtig)
├─ Log
├─ Email an Marco (täglich gebündelt)
└─ n8n Dashboard Alert
Level 3: ERROR (kritisch)
├─ Log
├─ Email sofort an Marco
├─ Telegram Message (falls konfiguriert)
├─ Retry 3x mit Backoff
└─ Wenn weiterhin fehlt: CRITICAL
Level 4: CRITICAL (NOTFALL)
├─ Log
├─ Email sofort + Telefon/SMS (falls nötig)
├─ Telegram + Slack
├─ Paged Alert (Marco muss reagieren)
├─ Automatisches Rollback (falls möglich)
└─ Status-Seite aktualisiert
Automatisches Retry-Logik¶
Für jeden Workflow-Fehler:
1. Retry 1: Nach 5 Sekunden
├─ Gleicher Code, neuer Versuch
└─ If success: OK, log success
2. Retry 2: Nach 1 Minute
├─ If service down: exponential backoff
└─ If success: OK, log success
3. Retry 3: Nach 5 Minuten
├─ Letzer Versuch
├─ If success: OK, log success + alert Marco
└─ If fail: CRITICAL ALERT
4. Fallback-Prozess
├─ Manuelles Intervention nötig
├─ Marco bekommt Fehler-Details
├─ Dokumentation für Future
└─ Workflow geparkt bis manuell gelöst
n8n Automation für OCR + Auto-Tagging für Paperless-GPT
⏱️ ZEITEINSPARUNGEN ZUSAMMENFASSUNG¶
| Prozess | Manuell | Automatisiert | Ersparnis | Monatlich |
|---|---|---|---|---|
| Client-Onboarding | 2–3 h | 15 min | 90% | ~40 h/Monat |
| Rechnungsstellung | 30–45 min | 2 min | 95% | ~30 h/Monat |
| Zahlungs-Reminders | 30 min/Tag | 0 min | 100% | ~10 h/Monat |
| DSGVO-Anfragen | 1–2 h | 10 min | 92% | ~15 h/Monat |
| Email-Backup | 15 min/Tag | 0 min | 100% | ~5 h/Monat |
| Datenbank-Maintenance | 30 min/Woche | 0 min | 100% | ~2 h/Monat |
| Dokumenten-Backup | 20 min/Tag | 0 min | 100% | ~7 h/Monat |
| SSL-Monitoring | 5 min/Woche | 0 min | 100% | ~20 min/Monat |
| Reporting | 1 h/Woche | 0 min | 100% | ~4 h/Monat |
| Log-Management | 30 min/Monat | 0 min | 100% | ~0.5 h/Monat |
| TOTAL | ~113 h/Monat | |||
| ~27 h/Woche | ||||
| 5.4 h/Tag |
Das ist im Grunde eine halbe Vollzeitstelle, die Automation spart!
📋 IMPLEMENTIERUNGS-ROADMAP¶
Phase 1: Kern-Workflows (Woche 1-4)¶
WOCHE 1: Setup
├─ n8n Installation & Konfiguration
├─ PostgreSQL für n8n selbst
├─ Basic Error Handling Template
├─ Uptime Kuma Integration
└─ Logging-System
WOCHE 2-3: Onboarding + Invoicing
├─ Client-Onboarding Workflow
│ ├─ Webform Trigger
│ ├─ Validierung
│ ├─ Template-Engine
│ ├─ Gotenberg Integration
│ ├─ Paperless Upload
│ └─ OpenSign Integration
├─ Invoice-Generation Workflow
│ ├─ Manual Trigger
│ ├─ Data Loading (Monica)
│ ├─ Berechnung
│ ├─ Template Fill
│ ├─ Gotenberg → PDF
│ ├─ **facturx → ZugFERD** ← WICHTIG!
│ ├─ Paperless Upload
│ └─ Email Versand
└─ Test mit echten Daten
WOCHE 4: Feintuning + Deployment
├─ Error Handling testen
├─ Retry-Logik verifizieren
├─ Performance-Optimierung
├─ Security Hardening
├─ Dokumentation
└─ Go-Live mit erstem Kunden
Phase 2: Zahlungs- & DSGVO-Automation (Woche 5-8)¶
WOCHE 5-6: Payment Monitoring
├─ Invoice Payment Workflow
├─ Daily Reminder Automation
├─ Monica Integration
├─ Email Templates pro Reminder-Stufe
└─ Testing mit Testdaten
WOCHE 7-8: DSGVO Automation
├─ DSGVO-Request Handler
├─ Auto-Response System
├─ Data Export Generator
├─ Deletion Confirmation Workflow
├─ Audit-Trail Logging
└─ Compliance Documentation
Phase 3: Backup & Maintenance (Woche 9-10)¶
WOCHE 9: Backup-Automation
├─ Paperless Daily Backup
├─ PostgreSQL Daily Backup
├─ Redis Daily Backup
├─ Checksum Verification
├─ NAS SMB Upload
└─ Backup Monitoring Workflow
WOCHE 10: Maintenance Jobs
├─ Database VACUUM + ANALYZE
├─ Log Archivierung
├─ Alte Backups Löschen
├─ Storage Monitoring
└─ Reporting Workflows
🔧 n8n BEST PRACTICES¶
Workflow-Struktur¶
Alle Workflows sollten diesem Pattern folgen:
1. TRIGGER Node
└─ Webhook, Cron, Manual, oder Event
2. GUARD Node (Error Prevention)
├─ Input Validation
├─ Authorization Check
├─ Rate Limiting
└─ If fail: STOP + Error Response
3. MAIN LOGIC Nodes
├─ Data Transformation
├─ API Calls
├─ Database Operations
└─ File Operations
4. ERROR HANDLING
├─ Try-Catch Blocks
├─ Retry Logic
├─ Fallback Paths
└─ Error Logging
5. NOTIFICATION Nodes
├─ Email on Success
├─ Email on Failure
├─ Log to Database
└─ Metric Recording
6. CLEANUP Node
├─ Close Connections
├─ Delete Temp Files
├─ Release Resources
└─ Final Logging
Workflow Naming Convention¶
Format: [TRIGGER]_[ACTION]_[OBJECT]_[VERSION]
Examples:
✅ WEBHOOK_ONBOARD_CLIENT_V2
✅ CRON_DAILY_INVOICE_MONITOR_V1
✅ MANUAL_GENERATE_INVOICE_V3
✅ WEBHOOK_HANDLE_DSGVO_REQUEST_V1
✅ CRON_WEEKLY_BACKUP_VERIFY_V2
❌ New Workflow (zu vague)
❌ Test123 (unprofessionell)
❌ n8n_workflow (keine Info)
Shared Resources (Custom Node Library)¶
Schreibe wiederverwendbare Custom Nodes:
1. VALIDATORS
├─ validate_email()
├─ validate_iban()
├─ validate_tax_id()
└─ validate_customer_exists()
2. TRANSFORMERS
├─ format_currency()
├─ format_date_de()
├─ sanitize_string()
└─ escape_sql()
3. API WRAPPERS
├─ paperless_api()
├─ monica_api()
├─ gotenberg_convert()
└─ facturx_generate()
4. EMAIL TEMPLATES
├─ welcome_email()
├─ invoice_email()
├─ reminder_email()
└─ admin_report_email()
5. ERROR HANDLERS
├─ log_error()
├─ notify_admin()
├─ retry_with_backoff()
└─ fallback_process()
📈 MONITORING & OBSERVABILITY¶
n8n Metrics tracken¶
PostgreSQL Tabelle: n8n_metrics
Spalten:
├─ workflow_id
├─ workflow_name
├─ execution_date
├─ execution_time_ms
├─ status (success/error/retry)
├─ input_count
├─ output_count
├─ error_message
├─ error_node
└─ retry_count
Queries für Dashboards:
├─ Success Rate by Workflow
├─ Average Execution Time
├─ Error Rate Trend
├─ Most Common Errors
└─ Slowest Workflows
SLA Targets¶
Für jeden Workflow definieren:
Client-Onboarding:
├─ Availability: 99.5%
├─ Max Time: 2 Minuten
├─ Error Rate: <0.5%
└─ SLA: 99.5% uptime
Invoice Generation:
├─ Availability: 99.9%
├─ Max Time: 5 Minuten
├─ Error Rate: <0.1%
└─ SLA: 99.9% uptime
Payment Monitoring:
├─ Availability: 99%
├─ Max Time: 30 Sekunden
├─ Error Rate: <1%
└─ SLA: 99% uptime (nicht kritisch)
DSGVO Requests:
├─ Availability: 99.9%
├─ Max Time: 10 Minuten
├─ Error Rate: 0% (legal compliance!)
└─ SLA: 99.9% uptime
🔐 SECURITY FÜR AUTOMATIONEN¶
Secrets Management¶
NIEMALS Secrets in n8n Workflows hardcoden!
Stattdessen:
1. Environment Variables
├─ .env Datei (git-ignored)
├─ Docker Secrets
└─ Vaultwarden für Passwörter
2. n8n Credentials
├─ API Keys in n8n Credentials
├─ Nicht in Workflow-Nodes
├─ Encryptierte Speicherung
└─ Access Logging
3. OAuth2 (wo möglich)
├─ Kein Passwort nötig
├─ Token-basiert
├─ Scope-Limited
└─ Easy Revocation
4. Audit Trail
├─ Wer hat welche Secret zugegriffen?
├─ Wann?
├─ Logging
└─ Alerting bei Misuse
API-Rate-Limiting¶
Implementiere in jedem Workflow:
Node: Rate Limiter
├─ Max Requests pro Minute: 60
├─ Max Concurrent: 5
├─ Backoff Strategy: exponential
└─ Error on Limit: yes (queue statt fail)
Pro Service:
├─ Paperless: 30 req/min
├─ Monica: 50 req/min
├─ Gotenberg: 20 concurrent
├─ PostgreSQL: Connection pool limit
└─ Email: 10 pro Minute (Spam-Vermeidung)
Workflow Versioning¶
Maintain in Git:
Repository: mk360-workflows/
├─ .github/
│ └─ workflows/
│ └─ deploy.yml (Auto-deploy bei Push)
├─ workflows/
│ ├─ onboarding-client/
│ │ ├─ v1-original.json
│ │ ├─ v2-with-zugferd.json
│ │ └─ v3-optimized.json
│ ├─ invoice-generation/
│ ├─ payment-monitoring/
│ └─ dsgvo-handling/
├─ docs/
│ ├─ workflow-guide.md
│ ├─ error-codes.md
│ └─ runbooks/
├─ tests/
│ ├─ unit-tests.js
│ ├─ integration-tests.js
│ └─ fixtures/
└─ README.md
🧪 TESTING WORKFLOWS¶
Unit Tests (Node-Level)¶
Teste jeden Node einzeln:
Test: Email Validation Node
├─ Input: "marco@mk360.de"
├─ Output: true
├─ Input: "invalid-email"
├─ Output: false (error)
└─ Input: "" (empty)
└─ Output: false (error)
Test: Currency Formatting
├─ Input: 1234.56
├─ Output: "1.234,56 €"
└─ Locale: de-DE
Test: Date Formatting
├─ Input: 2025-01-15
├─ Output: "15. Januar 2025"
└─ Locale: de-DE
Integration Tests (Workflow-Level)¶
Teste komplette Workflows:
Test: Client-Onboarding Flow
├─ Trigger: Webform Submit
├─ Verify: Email an Kunde versendet
├─ Verify: Vertrag in Paperless
├─ Verify: Kunde in Monica CRM
├─ Verify: OpenSign Request erstellt
└─ Expected Time: <2 min
Test: Invoice Generation
├─ Trigger: Manual Button
├─ Input: Customer ID 123
├─ Verify: Invoice PDF generiert
├─ Verify: ZugFERD valid
├─ Verify: Email versendet
├─ Verify: Monica aktualisiert
└─ Expected Time: <5 min
Load Tests¶
Simuliere Last-Szenarien:
Scenario 1: 10 Onboardings parallel
├─ Workflow Time: <2 min (pro Workflow)
├─ Error Rate: 0%
├─ Database Impact: <20% CPU
└─ Result: PASS/FAIL
Scenario 2: 100 Payment Reminders
├─ Workflow Time: <30 sec
├─ Email Queue: <5 min processing
├─ Database Impact: <10% CPU
└─ Result: PASS/FAIL
📚 DOKUMENTATION¶
Für jeden Workflow:¶
FILE: workflows/[NAME]/README.md
## Workflow Name
Kurze Beschreibung
## Trigger
- Webhook / Cron / Manual
- URL: {{url}}
- Headers: {{headers}}
- Payload: {{example}}
## Nodes
1. Validation
- Input: {{input}}
- Logic: {{logic}}
- Output: {{output}}
2. Data Processing
...
## Error Handling
- If validation fails: {{action}}
- If API down: {{action}}
- Retry strategy: {{strategy}}
## Testing
- Test command: {{command}}
- Test data: {{location}}
- Expected result: {{result}}
## Deployment
- Branch: main/develop
- Deploy trigger: {{condition}}
- Rollback: {{procedure}}
## Monitoring
- SLA: {{sla}}
- Alerts: {{alerts}}
- Dashboard: {{url}}
## Troubleshooting
Common issues:
1. {{issue}} → {{solution}}
2. {{issue}} → {{solution}}
## Contact
- Owner: Marco
- On-Call: {{schedule}}
🎯 NÄCHSTE KONKRETE SCHRITTE¶
Woche 1: Planning & Setup¶
[ ] n8n Installation planen
├─ Docker Setup
├─ PostgreSQL für n8n
└─ Backup-Strategie
[ ] Credentials vorbereiten
├─ Paperless API Token
├─ Monica API Keys
├─ Email-Account SMTP
└─ Gotenberg URL
[ ] Webforms vorbereiten
├─ Webflow Form für Onboarding
├─ Webhook URL generieren
└─ Test-Submit durchführen
[ ] Testing-Umgebung
├─ n8n Development Instance
├─ Test-Kunden in Monica
├─ Test-Rechnung vorbereiten
└─ Staging Dokumente
Woche 2-3: First Workflow¶
[ ] Client-Onboarding implementieren
├─ Nodes nach Reihe bauen
├─ Jeder Node testen
├─ Error Handling hinzufügen
├─ Mit Test-Daten durchlaufen
└─ Mit echtem Kunden-Formular testen
[ ] Invoice-Generation + ZugFERD
├─ facturx Library installieren
├─ Python Node konfigurieren
├─ ZugFERD Generator testen
├─ Mit echten Rechnungsdaten testen
├─ Validierung durchführen
└─ Email-Versand testen
[ ] Monitoring einrichten
├─ Uptime Kuma Checks
├─ Error Email Configuration
├─ n8n Logging
└─ Metrics Tracking
Woche 4: Go-Live¶
[ ] Production Deployment
├─ Secrets in .env migrieren
├─ Backups einrichten
├─ Monitoring aktivieren
└─ Documentation aktualisieren
[ ] Mit erstem Kunden testen
├─ Reales Onboarding durchführen
├─ Reale Rechnung generieren
├─ ZugFERD validieren
├─ Zahlungs-Monitoring testen
└─ Feedback dokumentieren
[ ] Runbooks erstellen
├─ Fehlerbehandlung
├─ Manual Intervention Prozess
├─ Eskalations-Kette
└─ Contact-Liste
💡 PRO-TIPPS ZUM SPAREN¶
1. Batching statt Individual Processing¶
❌ Falsch: 100 Emails einzeln verschicken
└─ 100 n8n Executions = Overhead
✅ Richtig: 100 Emails in Batch
├─ 1 n8n Execution
├─ Array Loop
└─ 1 Email API Call mit Batch-Mode
2. Caching für häufig genutzte Daten¶
Customer Data:
├─ Lade 1x pro Workflow
├─ Cache in Redis
├─ TTL: 1 Stunde
└─ Bei neuen Daten invalidate
3. Async Processing¶
Lange Tasks (Backup, Archive):
├─ Nicht im Workflow selbst
├─ In Background Job
├─ n8n startet Job, nicht warten
└─ Callback-Email wenn fertig
4. Workflow Deduplication¶
Duplikate vermeiden:
├─ Unique ID für jeden Request
├─ Cache recent IDs (1 Stunde)
├─ Prüfe vor Execution
├─ If duplicate: Skip + Log
└─ Verhindert doppelte Rechnungen!
🚀 LANGFRISTIGE ROADMAP¶
Q1 2025: Kern-Automation¶
- Client Onboarding
- Invoice Generation + ZugFERD
- Payment Monitoring
- Backup Automation
Q2 2025: Erweiterte Features¶
- DSGVO Auto-Handling
- Advanced Analytics
- Email-Campaign Tracking
- API-Gateway für Kunden
Q3 2025: AI/ML Integration (Optional)¶
- Auto-Categorization (Paperless)
- Predictive Invoice Amounts
- Anomaly Detection (Payments)
- Smart Email Routing
Q4 2025: Scale & Optimize¶
- Performance Tuning
- Cost Optimization
- Team On-Boarding Tools
- Advanced Reporting
✅ CHECKLISTE: AUTOMATION READY¶
- n8n Installation & Config
- Alle Credentials konfiguriert
- Workflow 1: Client-Onboarding
- Workflow 2: Invoice + ZugFERD
- Workflow 3: Payment Monitoring
- Workflow 4: DSGVO Requests
- Workflow 5: Backup Automation
- Error Handling implementiert
- Monitoring aktiv (Uptime Kuma)
- Metrics Tracking (PostgreSQL)
- Runbooks geschrieben
- Tests durchgeführt
- Documentation complete
- Go-Live mit Kunden
- Post-Launch Monitoring
🎯 FAZIT¶
Mit dieser Automation-Strategie sparst Du: - ✅ ~113 Stunden pro Monat (ca. 27 Stunden pro Woche!) - ✅ Fehlerquote auf <1% reduziert - ✅ 24/7 Coverage für Prozesse - ✅ Skalierbar ohne Extra-Arbeit (mehr Kunden = gleiche Automation) - ✅ Compliance by Default (DSGVO, Audit-Trails, ZugFERD)
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